07.11.2018
Läuft Ihr SAP ERP HCM auch schon viele Jahre?
Wurde Ihr System auch immer wieder an neue Anforderungen und neue Subsysteme angepasst?
Trat der SAP Standard immer weiter in den Hintergrund?
In dieser Situation befand sich unser Kunde, der international sehr erfolgreich Produkte der Installationstechnik fertigt und vertreibt, und er entschied sich zu einem Redesign der Zeitwirtschaft.
Ist ein Redesign nicht sehr aufwendig?
Das hängt nicht zuletzt von den beteiligten Personen, der Projektorganisation und dem Willen nach Erneuerung ab.
In den Jahren der Anwendung waren immer wieder neue Anforderungen abgebildet worden, wobei alte ggf. überholte Funktionalitäten im System verblieben. So hatte insbesondere die Zeitwirtschaft einen Stand erreicht, mit dem eine weitere Wartung wegen der obsolet gewordenen Lösungen sehr aufwendig wurde. Zusätzlich hatten die Benutzer durch manuelle Workarounds fehlende Funktionalitäten des Systems „ersetzt“.
Unser Kunde musste natürlich rückrechnungsfähig in alte Zeiträume sein, war aber gewillt, ansonsten einen völligen Neustart der Zeitwirtschaft zu vollziehen. Dabei sollte sich diese neue Lösung weitmöglich am SAP Standard orientieren.
Was wurde durchgeführt und verändert ….
Als erster Schritt wurden drei eintägige Workshops durchgeführt, um die im Rahmen der Zeitwirtschaft aktuell benötigten Funktionalitäten zu erarbeiten. Dabei stießen wir gemeinsam (Anwender und Berater) auch auf Prozesse im Umfeld der Zeitwirtschaft, die zum Teil mittelbar bzw. unmittelbar die Performance der Zeitwirtschaft beeinflussten. Diese Prozesse konnten erfolgreich optimiert werden, weil an den jeweiligen Workshops ausschließlich am Prozess beteiligte und entscheidungsbefugte Personen teilnahmen. Die so optimierten Prozesse konnten sofort dokumentiert und verbindlich festgelegt werden. Im Rahmen dieser Workshops war der Datenfluss zwischen der Betriebsdatenerfassung (BDE) und der Zeitwirtschaft ein sehr umfangreicher und wichtiger Teil der Aufgabe. Das Ergebnis: Eine neue Schnittstelle zwischen beiden Systemen wurde geschaffen und produktiv gesetzt.
Eine weitere besondere Aufgabe stellte die sehr variable Einsatzplanung von Mitarbeitern eines Bereichs der Logistik dar. Die Einsatzplanung erfolgt hierbei außerhalb von SAP ERP HCM und gibt die Sollarbeitszeiten so flexibel vor, dass diese mit Tagesarbeitszeitplänen (Tabelle T550A) bzw. Vertretungen (Infotyp 2003) unzureichend bzw. nur mit hohem manuellem Erfassungsaufwand abbildbar waren. Hier wurde eine Lösung über den Infotyp Anwesenheiten (2002) und die Standardschnittstelle für deren Zulieferung aus externen Systemen geschaffen. Der manuelle Erfassungsaufwand konnte damit nahezu vollständig abgebaut werden. Während der Workshops kristallisierte sich heraus, dass es noch ungenutzte Möglichkeiten für die systemgestützte flexible Schichtenzuordnung in 2-Schicht-, 3-Schicht- und 4-Schicht-Systemen gab, die ebenfalls zu einer weiteren Reduzierung des manuellen Aufwands führten.
Die gewünschte automatische Vergabe von Pausenzeiten war mit „normalem“ Customizing nicht abbildbar, konnte aber durch eine kreative Nutzung von SAP Standardmitteln realisiert werden, ohne dass kundenindividuelles Coding notwendig wurde. Über mehrere eigene Rechenregeln konnten die vom Kunden gewünschten variablen Pausen neben den Normalfällen auch für Teilzeitmitarbeiter und beschäftigte Jugendliche umgesetzt werden. Die Mehrarbeitsgenehmigung wurde über den von SAP vorgesehenen Infotypen Anwesenheitskontingente (2007) abgebildet.
Um den bereits erwähnten Neustart der Zeitwirtschaft zu gewährleisten, wurde das neue Zeitauswertungsschema auf Basis einer „frischen“ Kopie des Standardschemas TM00 aufgebaut. Die Verarbeitung von Mitarbeitern mit Negativzeitwirtschaft (Status Zeitwirtschaft 9) wurde ebenfalls integriert. Besondere kundenindividuelle Verarbeitungen (z. B. dynamische Vorgabe der Sollzeit; dynamische Pausenvergabe) wurden in Unterschemen realisiert und so gekennzeichnet, dass das Zeitauswertungsprotokoll entsprechend strukturiert und übersichtlich bleibt. Zur Sicherstellung der Rückrechnungsfähigkeit wurden das bisherige und das neue Zeitauswertungsschema über ein übergeordnetes „Startschema“ zusammengefasst und stichtagsgenau zeitlich voneinander abgegrenzt. Über die Summe dieser Maßnahmen am Schema ist es nun möglich, mit einer einzigen Variante des Standardreports RPTIME00 alle Fälle der Zeitwirtschaft zu verarbeiten.
Durch die Wahl der Projektorganisation (Einbindung der Prozessbeteiligten, Durchführung kleiner und entscheidungskräftiger Workshops) und der umfangreichen sowie kreativen Nutzung der Möglichkeiten des SAP-Standards konnte das Redesignprojekt fristgerecht und im Rahmen des geplanten Budgets (ca. 70 Personentage) erfolgreich abgeschlossen werden. Trotz einer umfangreichen Testphase war der personelle Aufwand geringer als ursprünglich vom Kunden erwartet. Auch der Aufwand der externen Unterstützung war entsprechend niedriger.
Die so erstellte Lösung läuft nun schon mehr als ein halbes Jahr erfolgreich produktiv. Die Quick-Wins des Kunden bestehen hauptsächlich in der deutlichen Reduzierung der manuellen Tätigkeiten bei den Sachbearbeitern der Zeitwirtschaft. Längerfristig reduziert die erhöhte Übersichtlichkeit der neuen Lösung die internen und externen Aufwände zur Wartung des Systems. Erste notwendige Anpassungen an neue Anforderungen konnten dank der übersichtlichen Struktur des neuen Schemas ohne großen Aufwand umgesetzt werden. Der weitere Ausbau der Nutzung von ESS-/MSS-Szenarien konnte durch das Redesign ebenfalls positiv beeinflusst werden.
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Wir werden uns freuen, Sie bei Herausforderungen im Bereich von SAP ERP HCM unterstützen zu können.
