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Ein halbes Jahr EU-DSGVO – ein Resümee…

Seit einem halben Jahr ist die EU Datenschutzgrundverordnung nun rechtsverbindlich in Kraft und wird nunmehr vom Bundesdatenschutzgesetz ergänzt. Die befürchtete Klage- oder Abmahnwelle ist bislang ausgeblieben.

Heißt das, man kann sich zurücklehnen und wieder zur Tagesordnung zurückkehren?

Unsere Kunden sehen dies ganz anders. Eine Vielzahl von Bestands- und Neukunden   fragten das Thema nach und wir konnten diese in einer nennenswerten Anzahl von Projekten bei der Analyse der in den jeweiligen SAP Systemen gespeicherten Daten unterstützen. Einher mit der Analyse ging immer auch die Bewertung, wie mit den gespeicherten Daten in Zukunft umzugehen ist. Insbesondere die Festlegung der jeweiligen Aufbewahrungsfristen sowohl für einzelne Infotypen, wie auch für die Stammdaten von Mitarbeitern insgesamt, war zentrales Thema für die jeweiligen Personal- und IT-Abteilungen.

Das Ergebnis wurde jeweils in einem Datenvernichtungskonzept festgehalten, dass als erster Schritt zur Datenschutz Konformität gesehen werden kann. Je nach Unternehmen wurden die erstellten Konzepte mit den jeweiligen Betriebs- beziehungsweise Personalräten abgestimmt, sowie auch den Datenschutzbeauftragten vorgelegt und mit ihnen besprochen.

Nach Vorlage des Datenvernichtungskonzepts ist der nächste Schritt, dieses in den jeweiligen SAP Systemen unter anderem mit dem SAP Information Lifecycle Management (ILM) umzusetzen und in die produktive Nutzung zu überführen.

Die Anforderungen in den jeweiligen Unternehmen sind sehr unterschiedlich. So haben wir für einzelne Kunden das Vernichtungskonzept allein durch Customizing des SAP Standards umsetzen können. Andere Kunden hatten Anforderungen, die es erforderlich machten, im Rahmen des SAP Standards durch die Ausprägung von sogenannten Business Add Ins (BAdI) auch komplexeste Anforderungen im Hinblick auf die Bestimmung der jeweiligen Aufbewahrungsfristen umzusetzen. Wichtig zu erwähnen ist, dass in keinem Fall eine Modifikation des SAP Standards vorgenommen werden musste.

Die Datenvernichtung von kundeneigenen Infotypen und Datenbanktabellen ist ebenfalls mit dem Information Lifecycle Management möglich.

Auch bei diesem zweiten Schritt zu einem EU-DSGVO konformen SAP HCM System haben wir viele Kunden im laufenden Jahr unterstützen können. Dabei reichte die Bandbreite von der begleitendenden Unterstützung und Befähigung der internen Mitarbeiter von Kunden zur Abbildung der Anforderungen im System bis hin zur kompletten Umsetzung des Konzepts durch Mitarbeiter der CTH.

Der dritte wesentliche Schritt umfasst die Schulung der jeweiligen Mitarbeiter. Die CTH unterstützt auch diese Schulungen, die sich naturgemäß an unterschiedliche Zielgruppen wenden. Zukünftige Anwender und Nutzer, als auch interne Modulbetreuer können betroffen sein, je nachdem wer die erforderlichen Programme und Customizing-Einstellungen im späteren Produktivbetrieb warten und betreuen können muss, oder gar  nach der Schulung die Umsetzung der Datenvernichtungskonzepte selbständig durchführen soll.

In unseren Projekten sind die ersten Kunden derzeit dabei, die Testphase abzuschließen und mit ILM in den produktiven Einsatz zu wechseln. Wir weisen in diesem Zusammenhang sehr deutlich daraufhin, dass die produktive Nutzung von ILM die endgültige Vernichtung von Mitarbeiterdaten bedeutet und dies in jedem Fall mit der entsprechenden Vorsicht vorgenommen werden sollte.

Unsere Empfehlung ist daher, die Anwender sollen, nein müssen sich viel Zeit zum Testen nehmen, um sowohl die technischen Verfahren als auch die damit verbundenen Prozesse ausgiebig und verlässlich zu überprüfen. Oftmals mussten die Prozesse zudem neu definiert und verbindlich festgelegt werden.

Als Fazit lässt sich festhalten, so unterschiedlich die einzelnen Anwender in ihrer Nutzung der SAP HCM Systeme sind und wie unterschiedlich die jeweiligen Anforderungen auch formuliert werden mögen, eine verlässliche und auf den Einzelfall zugeschnittene Umsetzung der Anforderungen aus der EU-DSGVO war in allen Fällen problemlos machbar.

Zudem der kaufmännische Hinweis, alle Projekte wurden von uns im vorher geschätzten Zeitrahmen abgeschlossen und bleiben so auch manchmal unter dem gesteckten finanziellen Rahmen.

Wenn auch Ihr Unternehmen vor der Entscheidung steht, das eingesetzte SAP HCM System DSGVO-konform aufzustellen bzw. die Personaldaten in dem System DSGVO-konform zu löschen, so freuen wir uns über die Kontaktaufnahme……..

info@cth.de

Läuft Ihr SAP ERP HCM auch schon viele Jahre?

Wurde Ihr System auch immer wieder an neue Anforderungen und neue Subsysteme angepasst?

Trat der SAP Standard immer weiter in den Hintergrund?

In dieser Situation befand sich unser Kunde, der international sehr erfolgreich Produkte der Installationstechnik fertigt und vertreibt, und er entschied sich zu einem Redesign der Zeitwirtschaft.

Ist ein Redesign nicht sehr aufwendig?

Das hängt nicht zuletzt von den beteiligten Personen, der Projektorganisation und dem Willen nach Erneuerung ab.

In den Jahren der Anwendung waren immer wieder neue Anforderungen abgebildet worden, wobei alte ggf. überholte Funktionalitäten im System verblieben. So hatte insbesondere die Zeitwirtschaft einen Stand erreicht, mit dem eine weitere Wartung wegen der obsolet gewordenen Lösungen sehr aufwendig wurde. Zusätzlich hatten die Benutzer durch manuelle Workarounds fehlende Funktionalitäten des Systems „ersetzt“.

Unser Kunde musste natürlich rückrechnungsfähig in alte Zeiträume sein, war aber gewillt, ansonsten einen völligen Neustart der Zeitwirtschaft zu vollziehen. Dabei sollte sich diese neue Lösung weitmöglich am SAP Standard orientieren.

Was wurde durchgeführt und verändert ….

Als erster Schritt wurden drei eintägige Workshops durchgeführt, um die im Rahmen der Zeitwirtschaft aktuell benötigten Funktionalitäten zu erarbeiten. Dabei stießen wir gemeinsam (Anwender und Berater) auch auf Prozesse im Umfeld der Zeitwirtschaft, die zum Teil mittelbar bzw. unmittelbar die Performance der Zeitwirtschaft beeinflussten. Diese Prozesse konnten erfolgreich optimiert werden, weil an den jeweiligen Workshops ausschließlich am Prozess beteiligte und entscheidungsbefugte Personen teilnahmen. Die so optimierten Prozesse konnten sofort dokumentiert und verbindlich festgelegt werden. Im Rahmen dieser Workshops war der Datenfluss zwischen der Betriebsdatenerfassung (BDE) und der Zeitwirtschaft ein sehr umfangreicher und wichtiger Teil der Aufgabe. Das Ergebnis: Eine neue Schnittstelle zwischen beiden Systemen wurde geschaffen und produktiv gesetzt.

Eine weitere besondere Aufgabe stellte die sehr variable Einsatzplanung von Mitarbeitern eines Bereichs der Logistik dar. Die Einsatzplanung erfolgt hierbei außerhalb von SAP ERP HCM und gibt die Sollarbeitszeiten so flexibel vor, dass diese mit Tagesarbeitszeitplänen (Tabelle T550A) bzw. Vertretungen (Infotyp 2003) unzureichend bzw. nur mit hohem manuellem Erfassungsaufwand abbildbar waren. Hier wurde eine Lösung über den Infotyp Anwesenheiten (2002) und die Standardschnittstelle für deren Zulieferung aus externen Systemen geschaffen. Der manuelle Erfassungsaufwand konnte damit nahezu vollständig abgebaut werden. Während der Workshops kristallisierte sich heraus, dass es noch ungenutzte Möglichkeiten für die systemgestützte flexible Schichtenzuordnung in 2-Schicht-, 3-Schicht- und 4-Schicht-Systemen gab, die ebenfalls zu einer weiteren Reduzierung des manuellen Aufwands führten.

Die gewünschte automatische Vergabe von Pausenzeiten war mit „normalem“ Customizing nicht abbildbar, konnte aber durch eine kreative Nutzung von SAP Standardmitteln realisiert werden, ohne dass kundenindividuelles Coding notwendig wurde. Über mehrere eigene Rechenregeln konnten die vom Kunden gewünschten variablen Pausen neben den Normalfällen auch für Teilzeitmitarbeiter und beschäftigte Jugendliche umgesetzt werden. Die Mehrarbeitsgenehmigung wurde über den von SAP vorgesehenen Infotypen Anwesenheitskontingente (2007) abgebildet.

Um den bereits erwähnten Neustart der Zeitwirtschaft zu gewährleisten, wurde das neue Zeitauswertungsschema auf Basis einer „frischen“ Kopie des Standardschemas TM00 aufgebaut. Die Verarbeitung von Mitarbeitern mit Negativzeitwirtschaft (Status Zeitwirtschaft 9) wurde ebenfalls integriert. Besondere kundenindividuelle Verarbeitungen (z. B. dynamische Vorgabe der Sollzeit; dynamische Pausenvergabe) wurden in Unterschemen realisiert und so gekennzeichnet, dass das Zeitauswertungsprotokoll entsprechend strukturiert und übersichtlich bleibt. Zur Sicherstellung der Rückrechnungsfähigkeit wurden das bisherige und das neue Zeitauswertungsschema über ein übergeordnetes „Startschema“ zusammengefasst und stichtagsgenau zeitlich voneinander abgegrenzt. Über die Summe dieser Maßnahmen am Schema ist es nun möglich, mit einer einzigen Variante des Standardreports RPTIME00 alle Fälle der Zeitwirtschaft zu verarbeiten.

Durch die Wahl der Projektorganisation (Einbindung der Prozessbeteiligten, Durchführung kleiner und entscheidungskräftiger Workshops) und der umfangreichen sowie kreativen Nutzung der Möglichkeiten des SAP-Standards konnte das Redesignprojekt fristgerecht und im Rahmen des geplanten Budgets (ca. 70 Personentage) erfolgreich abgeschlossen werden. Trotz einer umfangreichen Testphase war der personelle Aufwand geringer als ursprünglich vom Kunden erwartet. Auch der Aufwand der externen Unterstützung war entsprechend niedriger.

Die so erstellte Lösung läuft nun schon mehr als ein halbes Jahr erfolgreich produktiv. Die Quick-Wins des Kunden bestehen hauptsächlich in der deutlichen Reduzierung der manuellen Tätigkeiten bei den Sachbearbeitern der Zeitwirtschaft. Längerfristig reduziert die erhöhte Übersichtlichkeit der neuen Lösung die internen und externen Aufwände zur Wartung des Systems. Erste notwendige Anpassungen an neue Anforderungen konnten dank der übersichtlichen Struktur des neuen Schemas ohne großen Aufwand umgesetzt werden. Der weitere Ausbau der Nutzung von ESS-/MSS-Szenarien konnte durch das Redesign ebenfalls positiv beeinflusst werden.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Wir werden uns freuen, Sie bei Herausforderungen im Bereich von SAP ERP HCM unterstützen zu können.

www.cth.de

info@cth.de